Küçük dükkânda stok takibi ve sayım nasıl yapılır?

Stok takibi neden önemli?

Küçük bir dükkânda stok çoğu zaman göz kararı tutulur: raf boşalınca sipariş verilir, fazla gelen mal depoda bekler. Bu yöntem bir süre işler ama bedeli vardır. Çok satan ürün biter ve müşteri başka yere gider; az satan ürün rafta bekler, son kullanma tarihi geçer, paranız malda bağlı kalır.

Düzenli stok takibi size üç şey kazandırır:

• Doğru sipariş: Ne bittiğini ve ne kadar satıldığını bilerek sipariş verirsiniz.
• Doğru maliyet: Hangi ürünü kaça alıp kaça sattığınızı görürsünüz.
• Kaçağı fark etmek: Sayımla kayıt arasındaki fark, fire, hırsızlık ya da yanlış satış gibi sorunları gösterir.

Temel kural: her hareket kayda geçmeli

Stok takibinin özü basittir: stoğa giren ve çıkan her ürün kayda geçmelidir. Satış programında satış zaten stoktan düşer. Asıl dikkat edilmesi gereken, giriş tarafı ve satış dışındaki çıkışlardır.

Stoğu etkileyen hareketler şunlardır:

• Mal kabul (toptancıdan gelen ürün)
• Satış
• Müşteri iadesi
• Toptancıya iade
• Fire, bozulma, son kullanma tarihi geçen ürün
• Dükkân içi kullanım

Bunlardan biri kayda geçmezse kayıttaki stok ile raftaki stok zamanla ayrılır.

Mal kabul: stoğun giriş kapısı

Toptancıdan mal geldiğinde faturayı ya da irsaliyeyi bir kenara koyup sonra girmek en sık yapılan hatadır. “Sonra” çoğu zaman unutulur. Malı teslim alırken şu sırayı izleyin:

• Gelen ürünleri faturayla karşılaştırın; eksik, fazla ve hasarlı ürünleri not edin.
• Ürünleri programa mal kabul olarak girin; barkod okuyucuyla okutmak hızlıdır ve hatayı azaltır.
• Alış fiyatı değiştiyse güncelleyin; satış fiyatını da gözden geçirin.
• Satış fiyatı değişen ürünlerin raf etiketini aynı gün basın.

Mal kabul programda yapıldığında toptancıya olan borcunuz da kendiliğinden güncellenir. Böylece hangi toptancıya ne kadar borçlu olduğunuzu ayrı bir defter tutmadan görürsünüz.

Kritik stok: ürün bitmeden haber alın

Her ürün için “bu miktarın altına düşünce sipariş ver” diyebileceğiniz bir seviye belirleyin. Bu seviye, ürünün ne kadar hızlı satıldığına ve toptancının ne kadar sürede getirdiğine bağlıdır. Günde on adet satılan ve iki günde gelen bir ürün için kritik seviyeyi en az yirmi adet tutmak mantıklıdır.

Sipariş günü programdan stok listesine bakarak siparişinizi hazırlayın. Göz kararı yerine kayda dayanan bu yöntem, hem ürün bitmesini hem de gereksiz stok yığılmasını azaltır.

Sayım nasıl yapılır?

Program ne kadar iyi olursa olsun, ara sıra fiziksel sayım yapmanız gerekir. Sayım, kayıtlarınızın gerçeğe ne kadar yakın olduğunu gösterir. Küçük bir dükkânda şu yöntem işe yarar:

• Bölüm bölüm sayın: Tüm dükkânı aynı gün saymak zorunda değilsiniz. Her hafta bir reyonu sayabilirsiniz.
• Sakin saati seçin: Sayımı dükkân kapalıyken ya da müşterinin az olduğu saatte yapın.
• Önce kayıtları tamamlayın: Bekleyen mal kabul ve iadeleri sayımdan önce girin.
• Barkodla sayın: Ürünleri okutarak saymak, elle liste tutmaktan daha az hatalıdır.
• Depoyu unutmayın: Raftaki kadar depodaki ürünleri de sayın.
• Farkları inceleyin: Kayıt ile sayım arasındaki farkı düzeltmeden önce sebebini düşünün.

Stok farkları nereden çıkar?

Sayımda fark çıkması normaldir; önemli olan farkın sebebini bulmaktır. En sık rastlanan sebepler:

• Kayda geçmeyen mal kabul ya da iade
• Yanlış ürünün okutulması (örneğin aynı markanın farklı gramajı)
• Barkodsuz ürünlerin genel bir ürün olarak satılması
• Kayda geçmeyen fire ve bozulma
• Hırsızlık

Aynı üründe her sayımda fark çıkıyorsa o ürünün nasıl satıldığına ve nerede durduğuna bakın. Kasada yanlış okutma sık oluyorsa benzer ürünlere ayrı hızlı düğmeler tanımlamak işe yarayabilir.

Hazır ürün listesi ve doğru başlangıç

Stok takibine başlarken ürünleri programa doğru girmek önemlidir. Hazır ürün listesinden barkodlarıyla yükleme yapmak zaman kazandırır ve yazım hatasını azaltır. İlk gün tam bir sayım yaparak açılış stoğunu girin; sonraki tüm hareketler bu sağlam başlangıcın üzerine kurulur.

Stok tarafı düzene girdikten sonra fiyat ve etiket tarafına da bakın. Programdan raf etiketi basmak için etiket tasarımcısı sayfamıza bakabilirsiniz.

KayraPOS’ta stok takibi

KayraPOS’ta her satış stoktan düşer, her mal kabul stoğa eklenir; hangi üründen ne kaldığını anında görürsünüz. Toptancılara borcunuzu ve ödemelerinizi aynı programdan takip edersiniz. Ürünleri hazır listeden barkodlarıyla yükleyebilirsiniz. Ek kasalar aynı stoğu kullanır. Reyonda ve depoda Fiyat Gör uygulamasıyla barkodu telefonla okutup ürün ve stok bilgisine bakabilir, Patron uygulamasıyla stok durumunu telefondan görebilirsiniz.

Ayrıntılar için stok ve toptancı takibi sayfasına bakabilir, kendi ürünlerinizle denemek için ücretsiz demo randevusu alabilirsiniz.

Sık sorulan sorular