Kâğıt veresiye defterinin sorunları
Veresiye defteri yıllardır bakkal ve marketlerin tezgâh altında durur. Basit ve alışılmıştır ama bazı sorunları vardır:
- Defter kaybolabilir, ıslanabilir, yıpranabilir.
- Okunaksız yazılan tutarlar ay sonunda tartışmaya yol açar.
- Kimin ne kadar borcu olduğunu görmek için sayfaları tek tek çevirmek gerekir.
- Kasiyer değiştiğinde ya da yoğun saatte yazmak unutulabilir.
- Müşteri hesabını sorduğunda ne aldığını ayrıntılı göstermek zordur.
Bu sorunların ortak sonucu, alacağınızın bir kısmını fark etmeden kaybetmenizdir. Küçük tutarlar birikir; yıl sonunda toplamı ciddi bir rakama ulaşabilir.
Dijital veresiye nasıl çalışır?
Satış programında veresiye, müşteri kartı üzerinden tutulur. Müşteriyi bir kez tanımlarsınız; veresiye satış yaparken müşteriyi seçersiniz ve satış tutarı kendiliğinden borcuna eklenir. Müşteri ödeme yaptığında tahsilatı kasadan alırsınız, borç düşer.
Bu yöntemin en büyük farkı, veresiyenin satışla aynı anda kaydedilmesidir. Ayrı bir deftere yazmak gerekmediği için unutulma ihtimali azalır. Ürünler satış sırasında zaten okutulduğu için hangi gün hangi ürünün alındığı da kayıtlıdır.
Müşteri kartında neler olmalı?
Her veresiye müşterisi için en azından şu bilgileri tutun:
- Ad soyad ve kolay tanınması için kısa bir not (örneğin “3 numara, 2. kat”)
- Telefon numarası
- Güncel borç
- Borç ve tahsilat hareketleri
- İsterseniz müşteriye özel bir veresiye limiti
Müşteri bilgileri kişisel veridir. Yalnızca ihtiyacınız olan bilgiyi toplayın, kasa bilgisayarını yabancıların göremeyeceği şekilde kullanın ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki yükümlülükleriniz için bir uzmana danışın.
Hesap dökümü: tartışmayı önleyen belge
Veresiyede en sık yaşanan sorun, müşterinin borcuna itiraz etmesidir. “Ben o kadar almadım” cümlesine en iyi cevap, ayrıntılı bir hesap dökümüdür. Dökümde hangi gün ne alındığı, hangi gün ne kadar ödendiği ve kalan borç görünür. Müşteri isterse dökümü basıp verebilir, isterseniz ekranda birlikte bakabilirsiniz.
Düzenli müşterilerinize ay sonunda kendiliğinden döküm vermek de iyi bir alışkanlıktır. Hem hesabın şeffaf olduğunu gösterir hem de ödemeyi hatırlatır.
Dökümün işe yaraması için satışların ürün ürün kaydedilmesi gerekir. Veresiye satışta ürünleri tek tek okutmak yerine yalnızca toplam tutarı yazarsanız, müşteri itiraz ettiğinde neyi aldığını gösteremezsiniz. Biraz daha zaman alsa da her ürünü okutmak, ay sonunda çok daha fazla zaman kazandırır.
Veresiyeyi kontrol altında tutmak için öneriler
- Limit belirleyin: Her müşteri için makul bir üst sınır koyun. Limit aşıldığında önce eski borcun bir kısmının ödenmesini isteyin.
- Düzenli bakın: Haftada bir veresiye listesine göz atın. Uzun süredir ödeme yapmayan müşterileri fark edin.
- Nazikçe hatırlatın: Ödeme hatırlatmasını müşteri kalabalığın içindeyken değil, uygun bir anda yapın.
- Kısmi ödemeyi kabul edin: Hiç ödememekten iyidir; her kısmi ödemeyi kaydedin.
- Yetkiyi sınırlayın: Veresiye satışı ve borç silme işlemini kimlerin yapabileceğini belirleyin.
- Yedekleyin: Veresiye kayıtları dükkânın alacağıdır; bilgisayar arızasında kaybolmamaları için yedeklendiğinden emin olun.
Defterden programa geçiş
Mevcut defterinizden programa geçerken her müşteri için açılış borcunu bir kez girmeniz yeterlidir. Geçişi ay başı gibi sakin bir zamanda yapın. İlk haftalarda defteri atmayın; programdaki bakiyelerle defterdeki son durumu karşılaştırın. Müşterilerinize de “Artık hesabınızı bilgisayarda tutuyoruz, istediğiniz zaman dökümünü verebilirim” diye söyleyin; çoğu müşteri bunu güven verici bulur.
Geçişten sonra çalışanlarınıza da kısa bir kural koyun: veresiye satış yalnızca kayıtlı müşteriye yapılır, müşteri kartı olmayan birine veresiye verilecekse önce kart açılır. “Sonra yazarım” denilen satışlar, kâğıt defterdeki sorunları programa taşır.
Birden fazla kasanız varsa veresiye listesinin tüm kasalarda ortak olması gerekir. Aksi hâlde müşteri bir kasada borçlanıp diğerinde ödediğinde hesap karışır.
Toptancı tarafını unutmayın
Veresiye yalnızca müşteriden alacağınız değildir; toptancılara olan borcunuz da aynı titizlikle izlenmelidir. Mal kabulde toptancı hesabının güncellenmesi, ödemelerinizi planlamayı kolaylaştırır. Ayrıntılar için stok ve toptancı takibi sayfamıza bakabilirsiniz.
KayraPOS’ta veresiye
KayraPOS’ta veresiye defteri kasadadır. Müşteriyi satışta seçersiniz; borç, tahsilat ve hesap dökümü kendiliğinden tutulur. Her müşterinin borcu ve hareketleri müşteri kartında ayrı görünür, ödemeyi kasadan alırsınız. Ek kasa kullanıyorsanız veresiye ve puan her kasada geçerlidir. Kayıtlar kendiliğinden yedeklenir; Patron uygulamasında nakit, kart ve veresiye dağılımını telefondan görebilirsiniz.
Ayrıntılar için veresiye müşteri takibi ve market programı sayfalarına bakabilir, ücretsiz demo randevusu alarak kendi müşteri listenizle nasıl çalıştığını görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Defterdeki eski borçları programa nasıl aktarırım?
Her müşteri için müşteri kartı açıp güncel borcunu açılış bakiyesi olarak girersiniz. Sonraki satışlar ve ödemeler kendiliğinden işlenir.
Müşteriye hesap dökümü verebilir miyim?
Evet. KayraPOS’ta müşteri kartından ne aldığını ve ne ödediğini gösteren hesap dökümü alınır.
Birden fazla kasada veresiye ortak mı?
KayraPOS’ta ek kasalar aynı müşteri listesini kullanır; veresiye her kasada geçerlidir.
Bilgisayar bozulursa veresiye kayıtları kaybolur mu?
KayraPOS kayıtlarınızı kendiliğinden yedekler; bilgisayar değişikliğinde verilerinizi yedekten aktarırız.
KayraPOS’u işletmenizde görün
Ücretsiz demo için arayın; ekranları işletmenize göre birlikte inceleyelim.